Contract Management
Ottimizza in modo innovativo il complesso processo di gestione e aggiornamento dei contratti e documenti aziendali!
Le aziende gestiscono e aggiornano una grande mole di contratti e documenti: un processo complesso che richiede ottimizzazione e innovazione, anche per fronteggiare l'elevato rischio di errori manuali e la perdita di sicurezza.
Contract Management è il verticale del tool GRC PROCOMP per la gestione digitale dei contratti aziendali, le comunicazioni all'organizzazione e l'assistenza in caso di richieste di supporto.
Tramite una App dall'interfaccia accattivante ed intuitiva, utilizzabile sia da mobile che da desktop, è possibile raggiungere sia i dipendenti che le terze parti.
L'applicazione offre l’opportunità di:
- creare, modificare, approvare e archiviare i contratti, definendo per ogni entità ruoli, permessi e workflow approvativi;
- notarizzare i contratti e i metadati in blockchain;
- allineare automaticamente tutti i contenuti;
- organizzare e gestire i dati e gli indicatori di performance;
- creare dashboard personalizzate e reportistica per la visualizzazione e il controllo dei progressi, degli indicatori e delle statistiche;
- gestione dei feedback da parte dei dipendenti e delle terze parti;
- ricercare le informazioni in modalità full text e tramite metadati personalizzati.
Principali funzionalità dell'applicazione Contract Management
CONTRACT REPOSITORY
CONTRACT DISPATCHING
CONTRACT ACKNOWLEDGE
CONTRACT REPORTING
- Gestione documentale dei contratti, con possibilità di pubblicare e archiviare documenti gestendo categorie, versioning e ricerca di contenuti;
- gestione di ruoli e permessi, consentendo l'editing ai soli utenti abilitati, tracciando tutte le modifiche apportate;
- gestione flussi di approvazione multilivello.
- Gestione di contratti convalidati che vengono distribuiti a un gruppo target per accettazione;
- gestione della diffusione dei contratti definitivi per tutta l'organizzazione;
- possibilità di distribuire i contratti a livello globale oppure associati a una Regione, Area e uno o più Paesi con uno più scope.
- Gestione della diffusione definitiva dei contratti attraverso news, priorità dei contenuti e newsletter automatiche;
- misurazione dei risultati ottenuti (analisi delle letture e conferme di accettazione);
- possibilità di attivare il supporto tramite chat integrata con analisi dei risultati.
- notifiche - nella dashboard dell'utente - di nuove azioni da intraprendere (visualizzazione di nuove policy, accettazione di nuove policy, etc).
- Mappatura incrociata dei contratti con i rischi e controlli per un'immediata evidenza;
- monitoraggio costante e generale degli impatti sui cambiamenti, con relativa notifica agli owner interessati;
- dashboard e reporting per la visualizzazione e il controllo dei progressi, indicatori, statistiche con un drill down per singolo paese.
Principali funzionalità dell'applicazione Contract Management
CONTRACT REPOSITORY
- Gestione documentale deI contratti, con possibilità di pubblicare e archiviare documenti gestendo categorie, versioning e ricerca di contenuti;
- gestione di ruoli e permessi, consentendo l'editing ai soli utenti abilitati, tracciando tutte le modifiche apportate;
- gestione flussi di approvazione multilivello.
CONTRACT DISPATCHING
- Gestione di contratti convalidati che vengono distribuiti a un gruppo target per accettazione;
- gestione della diffusione dei contratti definitivi per tutta l'organizzazione;
- possibilità di distribuire i contratti a livello globale oppure associati a una Regione, Area e uno o più Paesi con uno più scope.
CONTRACT ACKNOWLEDGE
- Gestione della diffusione definitiva dei contratti attraverso news, priorità dei contenuti e newsletter automatiche;
- misurazione dei risultati ottenuti (analisi delle letture e conferme di accettazione);
- possibilità di attivare il supporto tramite chat integrata con analisi dei risultati.
- notifiche - nella dashboard dell'utente - di nuove azioni da intraprendere (visualizzazione di nuove policy, accettazione di nuove policy, etc).
CONTRACT REPORTING
- Mappatura incrociata dei contratti con i rischi e controlli per un'immediata evidenza;
- monitoraggio costante e generale degli impatti sui cambiamenti, con relativa notifica agli owner interessati;
- dashboard e reporting per la visualizzazione e il controllo dei progressi, indicatori, statistiche con un drill down per singolo paese.
I benefici
Semplificazione
Semplifica la gestione e l’organizzazione della documentazione e della comunicazione con gli utenti, in modo uniforme, trasparente e ben documentato su un'unica piattaforma.
Accuratezza
Permette all’azienda di avere un’unica versione controllata e condivisa dei documenti. La distribuzione dei contratti è automatizzata grazie a un sistema di autorizzazioni.
Sicurezza
Drastica riduzione di errori manuali e dei rischi legati all'accesso non desiderato ai contratti.
Riduzione dei costi
Riduce la complessità e di conseguenza i costi di gestione dei programmi GRC.
Utilizzabile ovunque
É consultabile da qualsiasi dispositivo ed è utilizzabile in ogni Paese. Permette al dipendente di essere sempre aggiornato sugli aggiornamenti dei contratti, accedervi e completare i propri task legati ai contratti stessi.