Contract Management

Ottimizza in modo innovativo il complesso processo di gestione e aggiornamento dei contratti e documenti aziendali!
Funzionalità verticali di PROCOMP, applicazione per GRC
Applicazioni verticali PROCOMP per la GRC: Contract Management

Le aziende gestiscono e aggiornano una grande mole di contratti e documenti: un processo complesso che richiede ottimizzazione e innovazione, anche per fronteggiare l'elevato rischio di errori manuali e la perdita di sicurezza.

Contract Management è il verticale del tool GRC PROCOMP per la gestione digitale dei contratti aziendali, le comunicazioni all'organizzazione e l'assistenza in caso di richieste di supporto.

Tramite una App dall'interfaccia accattivante ed intuitiva, utilizzabile sia da mobile che da desktop, è possibile raggiungere sia i dipendenti che le terze parti.

L'applicazione offre l’opportunità di:

  • creare, modificare, approvare e archiviare i contratti, definendo per ogni entità ruoli, permessi e workflow approvativi;
  • notarizzare i contratti e i metadati in blockchain;
  • allineare automaticamente tutti i contenuti;
  • organizzare e gestire i dati e gli indicatori di performance;
  • creare dashboard personalizzate e reportistica per la visualizzazione e il controllo dei progressi, degli indicatori e delle statistiche;
  • gestione dei feedback da parte dei dipendenti e delle terze parti;
  • ricercare le informazioni in modalità full text e tramite metadati personalizzati.
Applicazioni verticali PROCOMP per la GRC: Contract Management

Principali funzionalità dell'applicazione Contract Management

CONTRACT REPOSITORY

CONTRACT DISPATCHING

CONTRACT ACKNOWLEDGE

CONTRACT REPORTING

  • Gestione documentale dei contratti, con possibilità di pubblicare e archiviare documenti gestendo categorie, versioning e ricerca di contenuti;
  • gestione di ruoli e permessi, consentendo l'editing ai soli utenti abilitati, tracciando tutte le modifiche apportate;
  • gestione flussi di approvazione multilivello.
  • Gestione di contratti convalidati che vengono distribuiti a un gruppo target per accettazione;
  • gestione della diffusione dei contratti definitivi per tutta l'organizzazione;
  • possibilità di distribuire i contratti a livello globale oppure associati a una Regione, Area e uno o più Paesi con uno più scope.
  • Gestione della diffusione definitiva dei contratti attraverso news, priorità dei contenuti e newsletter automatiche;
  • misurazione dei risultati ottenuti (analisi delle letture e conferme di accettazione);
  • possibilità di attivare il supporto tramite chat integrata con analisi dei risultati.
  • notifiche - nella dashboard dell'utente - di nuove azioni da intraprendere (visualizzazione di nuove policy, accettazione di nuove policy, etc).
  • Mappatura incrociata dei contratti con i rischi e controlli per un'immediata evidenza;
  • monitoraggio costante e generale degli impatti sui cambiamenti, con relativa notifica agli owner interessati;
  • dashboard e reporting per la visualizzazione e il controllo dei progressi, indicatori, statistiche con un drill down per singolo paese.

Principali funzionalità dell'applicazione Contract Management

CONTRACT REPOSITORY

  • Gestione documentale deI contratti, con possibilità di pubblicare e archiviare documenti gestendo categorie, versioning e ricerca di contenuti;
  • gestione di ruoli e permessi, consentendo l'editing ai soli utenti abilitati, tracciando tutte le modifiche apportate;
  • gestione flussi di approvazione multilivello.

CONTRACT DISPATCHING

  • Gestione di contratti convalidati che vengono distribuiti a un gruppo target per accettazione;
  • gestione della diffusione dei contratti definitivi per tutta l'organizzazione;
  • possibilità di distribuire i contratti a livello globale oppure associati a una Regione, Area e uno o più Paesi con uno più scope.

CONTRACT ACKNOWLEDGE

  • Gestione della diffusione definitiva dei contratti attraverso news, priorità dei contenuti e newsletter automatiche;
  • misurazione dei risultati ottenuti (analisi delle letture e conferme di accettazione);
  • possibilità di attivare il supporto tramite chat integrata con analisi dei risultati.
  • notifiche - nella dashboard dell'utente - di nuove azioni da intraprendere (visualizzazione di nuove policy, accettazione di nuove policy, etc).

CONTRACT REPORTING

  • Mappatura incrociata dei contratti con i rischi e controlli per un'immediata evidenza;
  • monitoraggio costante e generale degli impatti sui cambiamenti, con relativa notifica agli owner interessati;
  • dashboard e reporting per la visualizzazione e il controllo dei progressi, indicatori, statistiche con un drill down per singolo paese.

I benefici

Semplificazione

Semplifica la gestione e l’organizzazione della documentazione e della comunicazione con gli utenti, in modo uniforme, trasparente e ben documentato su un'unica piattaforma.

Accuratezza

Permette all’azienda di avere un’unica versione controllata e condivisa dei documenti. La distribuzione dei contratti è automatizzata grazie a un sistema di autorizzazioni.

Sicurezza

Drastica riduzione di errori manuali e dei rischi legati all'accesso non desiderato ai contratti.

Riduzione dei costi

Riduce la complessità e di conseguenza i costi di gestione dei programmi GRC.

Utilizzabile ovunque

É consultabile da qualsiasi dispositivo ed è utilizzabile in ogni Paese. Permette al dipendente di essere sempre aggiornato sugli aggiornamenti dei contratti, accedervi e completare i propri task legati ai contratti stessi.

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MESA è la tecnologia innovativa per gestire la digital transformation dei processi strategici aziendali.
Utilizziamo la tecnologia digitale per cambiare il modo di concepire i processi in azienda. Una tecnologia, la nostra, accessibile e innovativa.

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MESA S.r.l.
Via Magliotto 2, 17100 Savona, Italy
VAT number: 01423190097
Phone & Fax: +39 019 861818
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