Policy Management
Gestisci le policy aziendali e le comunicazioni all’organizzazione!
L'applicazione offre l’opportunità di:
- approvare e archiviare policy, procedure e materiali (riepiloghi, formazione, test, etc.), definendo per ogni entità ruoli, permessi e workflow approvativi;
- gestire e assicurare l’allineamento automatico di tutti i contenuti;
- organizzare e gestire i dati e gli indicatori di performance;
- creare dashboards personalizzate e reportistica per la visualizzazione e il controllo dei progressi, degli indicatori e delle statistiche;
- gestire i feedback di dipendenti e terze parti;
- integrare moduli verticali specifici e personalizzati (e.g. ricerca e verifica di parti correlate, per il monitoraggio di donazioni, ospitalità, sponsorizzazioni, etc.);
- notarizzazione su blockchain! La conferma di ricezione delle Policy e la registrazione dell’avvenuta formazione, dei test e degli attestati verranno notarizzati sulla blockchain garantendo la certificazione temporale e dei metadati.
Policy Management è l'applicazione di PROCOMP che permette di gestire le policy aziendali, le comunicazioni all’organizzazione e l’assistenza in caso di richieste di supporto.
Grazie a una App dotata di un'interfaccia accattivante e intuitiva utilizzabile sia da mobile che da desktop, è possibile raggiungere i dipendenti e le terze parti.
Principali funzionalità dell'applicazione Policy Management
POLICY REPOSITORY
POLICY DISPATCHING
POLICY ACKNOWLEDGE
POLICY REPORTING
- Gestione documentale delle policy, con la possibilità di pubblicare e archiviare documenti, gestendo in modo collaborativo categorie, versioning e ricerca di contenuti;
- Gestione di ruoli e permessi, tracciando tutte le modifiche apportate;
- Gestione dei flussi di approvazione multilivello.
- Gestione di policy convalidate che vengono distribuite ad un gruppo target per accettazione;
- Coordinazione della diffusione delle policy definitive per tutta l'organizzazione;
- Distribuzione delle policy a livello globale oppure associate a una Regione, Area e uno o più Paesi con uno più scope.
- Diffusione definitiva delle policy attraverso news, priorità dei contenuti e newsletter automatiche;
- Misurazione dei risultati ottenuti (analisi delle letture e conferme di accettazione);
- Attivazione del supporto tramite chat integrata con analisi dei risultati e miglioramento della policy;
- Notifiche - nella dashboard dell'utente - di nuove azioni da intraprendere (visualizzazione di nuove policy, accettazione di nuove policy, etc).
- Mappatura incrociata delle policy con i rischi e controlli per immediata evidenza di eventuali lacune di compliance;
- Monitoraggio costante e generale dei cambiamenti della policy, con relativa notifica agli utenti interessati;
- dashboard e reporting per la visualizzazione e il controllo della diffusione, tramite indicatori e statistiche, con un drill down anche per singolo paese.
Virtual Assistant
Basato su un algoritmo di Intelligenza Artificiale,
impara dai contenuti e fornisce supporto immediato agli utenti.
Caratteristiche
- Fornisce le risposte alle domande poste dagli utenti tramite un linguaggio naturale che disambigua le richieste e permette di arrivare direttamente al documento da cui è tratta la risposta.
- Elabora le informazioni e impara dalle richieste degli utenti.
- Attivabile su qualunque tematica tra cui Anticorruzione, Parti correlate e Market Abuse.
- Possibilità di interazione umana qualora il sistema non riuscisse a soddisfare la richiesta dell’utente.
Policy Management è l'applicazione di PROCOMP che permette di gestire le policy aziendali, le comunicazioni all’organizzazione e l’assistenza in caso di richieste di supporto.
Grazie a una App dotata di un'interfaccia accattivante e intuitiva utilizzabile sia da mobile che da desktop, è possibile raggiungere i dipendenti e le terze parti.
L'applicazione offre l’opportunità di:
- creare, modificare, approvare e archiviare policy, procedure e materiali (riepiloghi, formazione, test, etc.), definendo per ogni entità ruoli, permessi e workflow approvativi;
- gestire e assicurare l’allineamento automatico di tutti i contenuti;
- organizzare e gestire i dati e gli indicatori di performance;
- creare dashboard personalizzate e reportistica per la visualizzazione e il controllo dei progressi, degli indicatori e delle statistiche;
- gestire i feedback di dipendenti e terze parti;
- integrare moduli verticali specifici e personalizzati (e.g. ricerca e verifica di parti correlate, per il monitoraggio di donazioni, ospitalità, sponsorizzazioni, etc.).
Le funzionalità dell'applicazione Policy Management
POLICY REPOSITORY
- Gestione documentale delle policy, con possibilità di pubblicare e archiviare documenti gestendo categorie, versioning e ricerca di contenuti in modo collaborativo;
- gestione di ruoli e permessi;
- gestione flussi di approvazione multilivello.
POLICY DISPATCHING
- Gestione di policy convalidate che vengono distribuite a un gruppo target per accettazione;
- gestione della diffusione delle policy definitive per tutta l'organizzazione;
- possibilità di distribuire le policy a livello globale oppure associate a una Regione, Area e uno o più Paesi con uno più scope.
POLICY ACKNOWLEDGE
- Gestione della diffusione definitiva della policy definitive attraverso news, priorità dei contenuti e newsletter automatiche;
- misurazione dei risultati ottenuti (analisi delle letture e conferme di accettazione);
- possibilità di attivare il supporto tramite chat integrata con analisi dei risultati e miglioramento della policy:
- notifiche - nella dashboard dell'utente - di nuove azioni da intraprendere (visualizzazione di nuove policy, accettazione di nuove policy, etc).
POLICY REPORTING
- Mappatura incrociata delle policy con i rischi e controlli per un'evidenza immediata di eventuali lacune di compliance;
- monitoraggio costante e generale degli impatti sui cambiamenti, con relativa notifica agli owner interessati;
- dashboard e reporting per la visualizzazione e il controllo dei progressi, indicatori, statistiche con un drill down per singolo paese.
Caratteristiche
- Fornisce le risposte alle domande poste dagli utenti tramite un linguaggio naturale che disambigua le richieste e permette di arrivare direttamente al documento da cui è tratta la risposta.
- Attivabile su qualunque tematica tramite una semplice procedura di addestramento.
- Possibilità di interazione umana qualora il sistema non riuscisse a soddisfare la richiesta dell’utente.
I benefici
Semplificazione
Semplifica la gestione e l’organizzazione della documentazione e della comunicazione con gli utenti.
Accuratezza
Permette all’azienda di avere un’unica versione controllata e condivisa dei documenti.
Compliance
Dimostra lo sforzo e la buona fede della società nell’attuare il programma di compliance e supporta la certificazione ISO 37001.
Riduzione dei costi
Riduce la complessità e di conseguenza i costi di gestione dei programmi GRC.
Utilizzabile ovunque
Permette la consultazione da qualsiasi dispositivo e la fruizione da ogni Paese.